Digital contract management system for sub-contractor contracts

Alt yüklenicilik sözleşmeler için dijital sözleşme yönetim sistemi

PDF İndir

Tez No: 933300
Yazar: VEDAT NALİOĞLU
Danışmanlar: DOÇ. DR. DENİZ ARTAN
Tez Türü: Yüksek Lisans
Konular: İnşaat Mühendisliği, Civil Engineering
Anahtar Kelimeler: Belirtilmemiş.
Yıl: 2025
Dil: İngilizce
Üniversite: İstanbul Teknik Üniversitesi
Enstitü: Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Ana Bilim Dalı: İnşaat Mühendisliği Ana Bilim Dalı
Bilim Dalı: Yapı İşletmesi Bilim Dalı
Sayfa Sayısı: 192

Özet

İnşaat sektörü, dijitalleşmenin giderek önem kazandığı bir dönüşüm sürecinden geçmektedir. Bu bağlamda, sözleşme yönetim sistemleri, karmaşık alt yüklenici sözleşmelerinin yönetimini kolaylaştırarak, iş süreçlerini optimize ederek ve ödeme güvenliği gibi kritik alanlarda avantajlar sağlayarak önemli bir rol oynamaktadır. Ancak dijital altyapı eksikliği, maliyet baskıları ve kültürel direnç gibi zorluklar, bu teknolojilerin benimsenmesini engellemektedir. Geleneksel kağıt tabanlı sistemler, süreçlerin şeffaflığını ve verimliliğini azaltarak hatalara ve zaman kayıplarına yol açmaktadır. Bu tez, inşaat sektöründe alt yüklenici sözleşmelerinin yönetiminde karşılaşılan zorlukları ele almayı ve bu süreçleri dijitalleşme yoluyla iyileştirmeyi amaçlamaktadır. Geleneksel sözleşme yönetimi süreçlerinin karmaşıklığı, zaman alıcı doğası ve hata yapmaya açık yapısı, sektörde verimlilik ve şeffaflık kaybına neden olmaktadır. Bu çalışmanın temel hedefi, bu sorunları çözmek amacıyla dijital platformlarda çalışan ve akıllı sözleşme teknolojilerinden yararlanan etkili bir sözleşme yönetim sistemi geliştirmektir. Önerilen bu sistemin, sözleşmeleri otomatikleştirmesi, ödeme güvenliğini artırması, belge yönetimini kolaylaştırması ve iş akışlarını optimize etmesi amaçlanmaktadır. Dijital sözleşme yönetim sistemine olan ihtiyacı belirlemek ve geliştirme sürecine rehberlik etmek için çeşitli araştırma yöntemleri uygulanmıştır. İlk olarak, mevcut dijital sözleşme yönetim sistemlerinin potansiyelini ve eksikliklerini incelemek amacıyla bir literatür taraması gerçekleştirilmiştir. Bu tarama, dijitalleşme süreçlerinde kullanılan yöntemleri, literatürdeki uygulama örneklerini ve akıllı sözleşmelerin teorik çerçevesini anlamayı hedeflemiştir. Daha sonra, sektörde yaygın olarak kullanılan dijital sözleşme yönetim programları detaylı bir şekilde analiz edilmiştir. Mevcut sistemlerin ve uygulamaların avantajlarını ve dezavantajlarını belirlemek için bir SWOT analizi yapılmıştır. Çalışmanın bir diğer önemli aşaması, Kalyon Holding'de gerçekleştirilen bir vaka çalışmasıdır. Bu önde gelen inşaat şirketinde, alt yüklenici sözleşme yönetimindeki zorluklar ve mevcut süreçler değerlendirilmiştir. Veri toplama süreci, saha gözlemleri ve uzman görüşmeleri yoluyla gerçekleştirilmiştir. Ayrıca, dijital sözleşme yönetimi için bilgi ve sistem gereksinimlerini belirlemek amacıyla bir anket uygulanmıştır. Kalyon Holding'deki farklı meslek gruplarından katılımcılar, şirketin dijital dönüşüm düzeyi ve ihtiyaçları hakkındaki görüşlerini paylaşmıştır. Anket, mevcut sistemlerin eksiklikleri, yeni bir sistemden beklentiler ve dijitalleşme süreçlerinde karşılaşılan zorluklara ilişkin sorular içermektedir. Çalışma kapsamında yapılan literatür taraması, inşaat sektöründe dijital sözleşme yönetimi üzerine bilimsel makaleleri, raporları ve sektörel analizleri incelemiştir. Mevcut dijital araçların etkinliği ve sektör içindeki uygulama zorlukları ele alınmıştır. Analizler, akıllı sözleşmelerin ödeme süreçlerini otomatikleştirerek güvenliği artırdığını, ancak sektörde yaygın olarak kullanılmadığını ortaya koymuştur. Ayrıca, dijitalleşme süreçlerinin iş akışlarını hızlandırdığı ancak tam entegrasyona ulaşamadığı ve mevcut dijital araçların özellikle karmaşık alt yüklenici sözleşmeleri için yeterince esnek olmadığı tespit edilmiştir. Literatürdeki boşlukların incelenmesi, dijital sözleşme yönetim sistemleri üzerine yapılan çalışmaların çoğunun teorik bir çerçevede kaldığını ve gerçek dünya uygulamalarına yeterince vurgu yapılmadığını göstermiştir. Ayrıca, dijitalleşme süreçlerinde kullanılan araçların standardize edilmediği ve sektörde evrensel olarak kabul edilen bir model bulunmadığı görülmüştür. Dijital sözleşme sistemleri, proje yönetim yazılımları ve diğer dijital araçlar arasındaki entegrasyon sorunları da tespit edilmiştir. Bu boşluklar, çalışmanın araştırma odağını şekillendirmiş ve inşaat sektöründe etkili bir şekilde kullanılabilecek pratik ve entegre bir dijital sözleşme yönetim sistemi ihtiyacını vurgulamıştır. İnşaat sektöründe kullanılan mevcut dijital sözleşme yönetim programları detaylı bir şekilde analiz edilmiş ve bu analiz SWOT analizi ile desteklenmiştir. Analiz, bu programların güçlü yönlerini, zayıflıklarını, fırsatlarını ve tehditlerini belirlemiştir. Güçlü yönler arasında, sözleşme süreçlerini kısmen dijitalleştiren ve belge yönetiminde verimliliği artıran özellikler öne çıkmıştır. Mevcut programlar, belge depolama, temel iş akışı takibi ve raporlama gibi işlevler sunmaktadır. Ancak, akıllı sözleşme teknolojilerinin eksikliği, sınırlı mobil erişim, karmaşık kullanıcı arayüzleri ve yetersiz eğitim ve destek hizmetleri gibi zayıf yönler dikkat çekmektedir. Sektördeki dijital dönüşümün hızlanması ve yenilikçi teknolojilere olan ilginin artması, mevcut sistemlerin iyileştirilmesi için önemli fırsatlar sunmaktadır. Öte yandan, yüksek maliyetler, personelin dijital sistemlere uyum sağlama zorlukları ve dijitalleşmeye yönelik kültürel direnç, temel tehditler olarak tanımlanmıştır. Elde edilen bulgular, çalışmanın tasarım ve geliştirme süreçlerine önemli katkılar sağlamıştır. Yeni bir dijital sözleşme yönetim sistemi oluşturulurken, kullanıcı dostu bir arayüz, mobil erişilebilirlik, akıllı sözleşme entegrasyonu ve güçlü eğitim-destek mekanizmalarına öncelik verilmesi gerektiği özellikle vurgulanmıştır. Kalyon Holding'de gerçekleştirilen vaka çalışmasında, şirketin sözleşme yönetim süreçleri incelenmiş, saha gözlemleri yapılmış ve ilgili departmanlardan çalışanlarla birebir görüşmeler gerçekleştirilmiştir. Ayrıca, şirketin mevcut sözleşme yönetim araçları ve dijitalleşme düzeyi detaylı bir şekilde değerlendirilmiştir. Analizler, Kalyon Holding'in mevcut süreçlerinde kağıt tabanlı iş akışlarının hala yoğun bir şekilde kullanıldığını ve bu durumun özellikle zaman yönetimi ve veri doğruluğu konularında sorunlara yol açtığını ortaya koymuştur. Mevcut dijital araçların, alt yüklenici sözleşmeleri gibi karmaşık süreçlerin yönetimi için yetersiz olduğu, sistem entegrasyonunun eksikliğinin ise iş akışlarını aksattığı belirlenmiştir. Ayrıca, saha çalışanları için mobil uygulamaların eksikliğinin, bilgi akışını yavaşlatarak önemli bir sorun oluşturduğu gözlemlenmiştir. Görüşmelerden elde edilen verilere göre, çalışanların çoğu dijitalleşmeye olumlu baksa da mevcut araçların karmaşıklığı, bu araçları kullanma isteklerini azaltmaktadır. Dijital bir sözleşme yönetim sistemi için sistem gereksinimlerini belirlemek amacıyla Kalyon Holding'de çeşitli meslek gruplarından 33 uzmanın katılımıyla bir anket yapılmıştır. Katılımcılar arasında inşaat mühendisleri, mimarlar, bilgisayar mühendisleri, işletmeciler ve harita mühendisleri gibi profesyoneller yer almıştır. Katılımcıların deneyim seviyelerine ilişkin bulgular, %36'sının 5 yıldan az, %27'sinin 5-10 yıl, %27'sinin 10-20 yıl ve %9'unun 20 yıldan fazla deneyime sahip olduğunu göstermiştir. Anket, mevcut dijital sözleşme yönetim sistemlerinin avantajları ve eksiklikleri, şirketlerdeki dijital dönüşüm düzeyi, yeni bir sistemden beklentiler ve dijitalleşme süreçlerinde karşılaşılan zorluklar gibi konuları içeren soruları kapsamıştır. Sonuçlara göre, katılımcıların %63'ü şirketlerinin dijital sözleşme yönetimi için çeşitli girişimlerde bulunduğunu, ancak mevcut uygulamaların yetersiz olduğunu belirtmiştir. Ayrıca, %30'u dijital teknolojilerin bazı süreçlerde kullanıldığını ancak sözleşme yönetimi için yetersiz kaldığını ifade etmiştir. Sadece %7'si, şirketlerinde dijital dönüşüm sürecinin tamamen uygulandığını bildirmiştir. Yeni bir dijital sözleşme yönetim sistemi için katılımcılar, mobil erişim (%80), kullanıcı dostu bir arayüz (%65), hızlandırılmış elektronik imza süreçleri (%74) ve entegre veri yönetimi gibi özelliklerin öncelikli olması gerektiğini vurgulamıştır. Çalışmanın son aşamasında, inşaat sektöründe alt yüklenici sözleşmelerinin yönetimi için etkili ve dijital bir çözüm önerisi geliştirilmiştir. Mevcut dijital araçlardaki mobil erişim eksikliği, kullanıcı dostu arayüzlerin olmaması, yetersiz eğitim ve destek hizmetleri ile sınırlı entegrasyon kapasitesi gibi eksiklikler üzerine odaklanılmıştır. Bu sorunları gidermek amacıyla, önerilen dijital sözleşme yönetim sistemi mobil uyumluluk, kullanıcı dostu bir arayüz, entegre veri yönetimi ve süreç otomasyonu gibi özelliklerle tasarlanmıştır. Çalışmada önerilen sistemin etkinliğini doğrulamak amacıyla, hem teorik hem de uygulamalı değerlendirme yöntemleri kullanılmıştır. Literatür taraması ile mevcut sistemlerin eksiklikleri analiz edilmiş ve dijitalleşme süreçlerine dair bilimsel bulgular değerlendirilmiştir. Bununla birlikte, Kalyon Holding'de gerçekleştirilen vaka çalışması, saha gözlemleri, uzman görüşmeleri ve anket uygulamalarıyla desteklenmiştir. Özellikle 33 uzmanın katılımıyla yapılan anket, inşaat sektöründeki dijital sözleşme yönetimi uygulamalarına dair önemli veriler sunmuştur. VENA dijital sözleşme yönetim sistemi için 12 uzmanın katılımıyla bir anket yapılmış, bu anket ile VENA sistemin etkinliği ölçülmüştür. Doğrulama sürecinde, önerilen sistemin kullanıcı dostu tasarımı, mobil erişilebilirliği ve entegrasyon kapasitesi değerlendirilmiştir. Test aşamalarında, sistemin sözleşme süreçlerini hızlandırdığı, veri doğruluğunu artırdığı ve manuel hataları en aza indirdiği görülmüştür. Ayrıca, VENA dijital sözleşme yönetim sistemi ile yapılan analizlerde, sistemin kullanım kolaylığı ve iş süreçlerine entegrasyonu açısından yüksek düzeyde olumlu geri bildirimler alınmıştır. Elde edilen bulgular doğrultusunda, inşaat sektöründe alt yüklenici sözleşmelerinin yönetimini optimize edecek entegre bir dijital sözleşme yönetim sistemi önerilmektedir. Bu sistem, mobil uyumlu bir kullanıcı arayüzü ile saha ve ofis arasındaki bilgi akışını hızlandırarak süreçlerin daha verimli yürütülmesini sağlamaktadır. Akıllı sözleşme entegrasyonu, ödeme güvenliğini artırmakta ve otomatik işlem süreçleri sunmaktadır. Otomatik raporlama ve veri analitiği modülleri, alt yüklenici performansını izlemekte, süreçleri optimize etmekte ve karar destek mekanizmalarına katkıda bulunmaktadır. Standart şablonlar ve elektronik imza iş akışları sayesinde, sözleşme süreçleri hızlandırılarak manuel onay süreçlerinden kaynaklanan gecikmeler en aza indirilmektedir. Ayrıca, güçlü bir eğitim ve destek mekanizması ile kullanıcı adaptasyonu artırılmakta ve dijitalleşme sürecindeki engeller minimize edilmektedir. Önerilen sistemin uygulanmasıyla, alt yüklenici sözleşmelerinin yönetiminde daha şeffaf, güvenli ve verimli bir yapı oluşturulması hedeflenmektedir. Dijitalleşmenin sağladığı avantajlar sayesinde, proje yönetim süreçleri iyileştirilerek maliyet ve zaman tasarrufu elde edilmesi öngörülmektedir. Bu sistemin yalnızca bir yazılım çözümü değil, aynı zamanda inşaat sektöründe dijital dönüşümü hızlandıran bir paradigma değişimi olduğu değerlendirilmektedir.

Özet (Çeviri)

The construction industry is currently undergoing a transformation where digitalization is gaining significant importance. In this context, contract management systems play a critical role by simplifying the management of complex sub-contractor contracts, optimizing business processes, and providing advantages in key areas such as payment security. However, challenges such as the lack of digital infrastructure, cost pressures, and cultural resistance hinder the adoption of these technologies. Traditional paper-based systems reduce the transparency and efficiency of processes, leading to errors and time losses. This thesis aims to address the challenges encountered in managing sub-contractor contracts in the construction industry and to improve these processes through digitalization. The complexity, time-consuming nature, and error-prone structure of traditional contract management processes lead to a loss of efficiency and transparency in the sector. The primary goal of this study is to develop an effective contract management system that operates on digital platforms and utilizes smart contract technologies to resolve these issues. This proposed system is intended to automate contracts, enhance payment security, simplify document management, and optimize workflows. Various research methods were applied to identify the need for a digital contract management system and to guide its development. First, a literature review was conducted to examine the potential and shortcomings of the current digital contract management systems. The literature review aimed to understand the methods used in digitalization processes, examples of applications in the literature, and the theoretical framework of smart contracts.Subsequently, the commonly used digital contract management programs in the industry were analyzed in detail. A SWOT analysis was conducted to determine the pros and cons of the existing systems and the current practices. Another significant phase of the study involved a case study conducted at Kalyon Holding. In this prominent construction company, the challenges and current processes in sub-contractor contract management were evaluated. Data was collected through field observations and expert interviews. Additionally, a survey was conducted to determine the information and system requirements for digital contract management. Participants from various professional groups at Kalyon Holding shared their insights on the company's level of digital transformation and its needs. The survey included questions about the shortcomings of existing systems, expectations from a new system, and challenges encountered in digitalization processes. The literature review conducted in the study examined scientific articles, reports, and sectoral analyses on digital contract management in the construction industry. The effectiveness of existing digital tools and the challenges associated with their implementation in the industry were addressed. The analysis revealed that while smart contracts enhance security by automating payment processes, they are not widely used in the sector. Additionally, digitalization processes accelerate workflows but fail to achieve full integration, and existing digital tools lack sufficient flexibility, particularly for complex sub-contractor contracts. An examination of the gaps in the literature showed that most studies on digital contract management systems remain within a theoretical framework, with limited emphasis on real-world applications. Furthermore, the tools used in digitalization processes have not been standardized, and there is no universally accepted model in the industry. Integration issues between digital contract systems, project management software, and other digital tools were also observed. These gaps shaped the research focus of the study, highlighting the need for a practical and integrated digital contract management system that can be used effectively in the construction industry. The existing digital contract management programs used in the construction industry were analyzed in detail, supported by a SWOT analysis. This analysis identified the strengths, weaknesses, opportunities, and threats associated with these programs. Among the strengths, features that partially digitalize contract processes and enhance document management efficiency stood out. Existing programs offer functions such as document storage, basic workflow tracking, and reporting. However, weaknesses include the lack of smart contract technologies, limited mobile accessibility, complex user interfaces, and insufficient training and support services. The acceleration of digital transformation in the industry and the increasing interest in innovative technologies present significant opportunities for the improvement of existing systems. On the other hand, high costs, challenges in adapting personnel to digital systems, and cultural resistance to digitalization were identified as key threats. The findings significantly contributed to the design and development processes of the study. It was particularly noted that when creating a new digital contract management system, priority should be given to a user-friendly interface, mobile accessibility, smart contract integration, and robust training and support mechanisms. During the case study-conducted at Kalyon Holding, the company's contract management processes were examined, field observations were made, and one-to-one interviews were conducted with employees from the relevant departments. Additionally, the company's existing contract management tools and level of digitalization were evaluated in detail. The analysis revealed that paper-based workflows are still heavily used in Kalyon Holding's current processes, leading to issues, particularly in time management and data accuracy. Existing digital tools were found to be insufficient for managing complex processes such as sub-contractor contracts, and a lack of system integration disrupted workflows. It was also observed that the absence of mobile applications for field employees posed a significant problem, slowing down the flow of information. According to the data obtained from the interviews, although most employees view digitalization positively, the complexity of existing tools reduces their willingness to use them. To identify the system requirements for a digital contract management system, a survey was conducted with 33 experts at Kalyon Holding. The participants included individuals from various professional groups, such as civil engineers, architects, computer engineers, business administrators, and survey engineers. Regarding experience levels, it was found that 36% of participants had less than 5 years of experience, 27% had 5-10 years, another 27% had 10-20 years, and 9% had more than 20 years of experience. The survey included questions on topics such as the advantages and shortcomings of existing digital contract management systems, the level of digital transformation in the companies, expectations from a new system, and challenges encountered during digitalization processes. According to the survey results, 63% of participants stated that their companies had made various attempts toward digital contract management but that the existing applications were insufficient. Additionally, 30% indicated that digital technologies were used in some processes but were inadequate for contract management. Only 7% reported that the digital transformation process was fully implemented in their companies. For a new digital contract management system, participants emphasized prioritizing features such as mobile access (80%), a user-friendly interface (65%), accelerated electronic signature processes (74%), and integrated data management. At the final stage of the study, an effective and digital solution proposal was developed for managing subcontractor contracts in the construction industry. The focus was placed on addressing deficiencies such as the lack of mobile access in existing digital tools, the absence of user-friendly interfaces, insufficient training and support services, and limited integration capacity. To overcome these issues, the proposed digital contract management system was designed with features such as mobile compatibility, a user-friendly interface, integrated data management, and process automation. To validate the effectiveness of the proposed system, both theoretical and applied evaluation methods were utilized. A literature review was conducted to analyze the shortcomings of existing systems and assess scientific findings related to digitalization processes. Additionally, a case study at Kalyon Holding was carried out, supported by field observations, expert interviews, and survey applications. Notably, a survey involving 33 experts provided significant insights into the implementation of digital contract management in the construction industry. Furthermore, a separate survey was conducted with 12 experts to assess the effectiveness of the VENA digital contract management system. During the validation process, the user-friendly design, mobile accessibility, and integration capacity of the proposed system were evaluated. Test phases demonstrated that the system accelerates contract processes, improves data accuracy, and minimizes manual errors. Additionally, analyses conducted with the VENA digital contract management system received highly positive feedback regarding ease of use and integration into business processes. Based on the findings, an integrated digital contract management system is proposed to optimize the management of subcontractor contracts in the construction sector. This system enhances the efficiency of operations by facilitating the flow of information between the field and the office through a mobile-compatible user interface. Smart contract integration enhances payment security and provides automated transaction processes. Automatic reporting and data analytics modules monitor subcontractor performance, optimize processes, and contribute to decision-making mechanisms. Standard templates and electronic signature workflows expedite contract processes, reducing delays caused by manual approval procedures. Additionally, a robust training and support mechanism improves user adaptation and minimizes barriers to digitalization. With the implementation of the proposed system, a more transparent, secure, and efficient structure for subcontractor contract management is expected. The advantages of digitalization are anticipated to enhance project management processes while achieving cost and time savings. This system is not merely a software solution but is also considered a paradigm shift that accelerates digital transformation in the construction industry.

Benzer Tezler

Tez No
886297
Yüklenici firmalar için alt yüklenici sözleşme yönetimi olgunluk modeli
Sub- contract management maturity model for contractor companies
NİMET ÖZDEN
Yüksek Lisans
Türkçe
2024
İnşaat Mühendisliği İstanbul Teknik Üniversitesi
İnşaat Mühendisliği Ana Bilim Dalı
DOÇ. DR. DENİZ ARTAN
Tez No
843941
Yüksek başarımlı ve merkeziyetsiz hesaplama sistemlerinde politika tabanlı yönetim
Policy based management in high performance and decentralized computing systems
TANER DURSUN
Doktora
Türkçe
2023
Bilgisayar Mühendisliği Bilimleri-Bilgisayar ve Kontrol İstanbul Teknik Üniversitesi
Bilgisayar Mühendisliği Ana Bilim Dalı
PROF. DR. BURAK BERK ÜSTÜNDAĞ
Tez No
397864
BIM kullanımının tasarım aşamasından kaynaklanan uyuşmazlıklar üzerine etkileri
Effects of using BIM on disputes arised from design process
HAKAN MURATOĞLU
Yüksek Lisans
Türkçe
2015
Mimarlık İstanbul Teknik Üniversitesi
Mimarlık Ana Bilim Dalı
DOÇ. DR. ELÇİN FİLİZ TAŞ
Tez No
934727
İş kazaları ve meslek hastalıklarının önlenmesinde yapay zekâ kullanımı
Use of artificial intelligence in preventing work accidents and occupational diseases
ADNAN KARABULUT
Doktora
Türkçe
2025
Mühendislik Bilimleri Ankara Yıldırım Beyazıt Üniversitesi
İş Güvenliği Ana Bilim Dalı
PROF. DR. MEHMET BARAN
Tez No
953218
Optımızatıon of payment automatıon ın constructıon projects through blockchaın-based smart contracts
İnşaat projelerinde ödeme otomasyonunun blokzincir tabanlı ve akıllı sözleşmelerle optimize edilmesi
HANAN RAJABBASHA HUBBİ
Yüksek Lisans
İngilizce
2025
Mimarlık İstanbul Teknik Üniversitesi
Mimarlık Ana Bilim Dalı
DOÇ. DR. FATMA PINAR ÇAKMAK

Geri Dön