Ana kuruluş ile perakandeci mağazalar arasındaki tam zamanında bilgi ve belge akışının incelenmesi ve değerlendirilmesi
Examination and evaluation of just-in time information and documents flow between stores and head office in a retail company
- Tez No: 104110
- Danışmanlar: PROF. DR. SITKI GÖZLÜ
- Tez Türü: Yüksek Lisans
- Konular: İşletme, Business Administration
- Anahtar Kelimeler: Belirtilmemiş.
- Yıl: 2001
- Dil: Türkçe
- Üniversite: İstanbul Teknik Üniversitesi
- Enstitü: Fen Bilimleri Enstitüsü
- Ana Bilim Dalı: Belirtilmemiş.
- Bilim Dalı: Belirtilmemiş.
- Sayfa Sayısı: 160
Özet
ANA KURULUŞ ILE PERAKENDECİ MAĞAZALAR ARASINDAKİ TAM ZAMANINDA BİLGİ VE BELGE AKIŞININ İNCELENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ ÖZET Geçen yüzyılda satış noktası (POS) sistemlerinin ve elektronik veri alışverişinin (EDI) kullanımı ve bununla birlikte bilgi sistemlerinde meydana gelen değişimlere bağlı olarak perakendecilikte birtakım temel değişimler meydana gelmiştir. Teknolojinin lider perakendeciler arasındaki rekabet hiyerarşisini değiştirerek pazar paylarını etkileyeceği gözlemlenmiştir. Tüm bu gelişmeler doğrultusunda yapılan bu çalışmada perakende sektöründe stratejik kararlar açısından bilginin önemi üzerinde durulmuş ve anlık, doğru bilginin elde edilmesinde kullanılan bilgi sistemleri anlatılmıştır. Türk hazır giyim perakende sektöründe faaliyet gösteren Beymen Giyim San. ve Tic. A.Ş.'de mağaza ile ana kuruluş arasındaki bilgi ve belge alışverişini sağlayan mevcut bilgi sistemi yapısı incelenmiş ve sistemin performansı değerlendirilmeye çalışılmıştır. Çalışma giriş bölümü ile başlamış, ikinci bölümde sistem tanımı, firma içindeki farklı bilgi sistemleri üzerinde durulmuş, bilgi sistemlerinin değerlendirilmesi için performans kriterleri oluşturulmuştur. Sistem yaklaşımı, organizasyon içindeki bilgi ve bilgi sistemleri rolünü vurgulamaktadır. Bir organizasyonun tüm görevlerini yerine getirmedeki başarısı sahip olduğu çeşitli bilgi sistemlerinin verimliliğinin ve etkililiğinin direkt bir fonksiyonudur. Bir organizasyonda bulunan ve en çok rastlanan bilgi sistemlerinden bazıları; iletişim sistemleri, organizasyonel sistemler, operasyonel sistemler, yönetim bilişim sistemleri, karar veren bilgi sistemleri, veri işleyen bilgi sistemleri şeklindedir. Bilgi sistemleri ve veri işleme konularında bilginin etkililiğini geliştirecek yeni alanlara ihtiyaç duyulmaktadır. Modern üretim ve imalat kavramları doğrultusunda bir kaynak olarak bilginin de stok gibi değerlendirilmesi ve işlem görmesi gerekmektedir. Bilgiye bu açıdan bakılması hazırlık zamanlarının kısaltılması, Optimize Üretim Teknolojisi, Tam Zamanında Üretim İlkeleri gibi operasyon yönetim kavramlarının bilgi sistemi alanına uygulanması fikrini ortaya çıkarmaktadır. Güçlükle toplanan ve işlenen verinin yalnızca çok az bir kısmı karar veren yöneticiler tarafından gerçekten kullanılmaktadır. Karar verme sürecine en uygun bilgiyi uygulamak bilgi sisteminin önemli bir görevidir. Süreç içi bilgi yoğunluğunu azaltmak, yöneticilerin olaylara tepki verme zamanlarım iyileştirmek ve bilgiden maksimum faydayı elde edebilmek için bilgi sisteminin performansı hakkında bilgi sahibi olmakgerekmektedir. Firmadaki bilgi sisteminin değerlendirilmesi için geniş bir performans kriteri grubu tanımlanmalıdır. Sistemin ürettiği çıktı, çıktının hazırlık süresi, bilginin kalitesi, bilginin ulaşılabilirliği ve sunumu bilgi sisteminin performans &«£.?“'--?-?'?”.?> -">kriterlerini oluşturmaktadır. Bu tür kriterler, bilginin profilini yalnızca miktarı bakımından değil, ayrıca kalitesi ve yönetimsel kararlarda kullanılma potansiyeli bakımından da «göstermektedir. ' ö1- Tezin üçüncü bölümünde, perakende sektöründe bilginin ve bilgi teknolojilerinin kullanımı anlatılmış, mağaza ile ana kuruluş arasında tam zamanında bilgi ve belge akışını sağlayan elektronik veri alışverişi (EDI) ve satış noktası (POS) sistemleri ve incelenmiştir. Perakendecinin plan yapmak, uygulamak ve değerlendirmek için tam zamanında, eksiksiz, doğru bilgiye ihtiyacı bulunmaktadır. Gerekli bilginin birçoğu satış kayıtlarında bulunmakla birlikte çok fazla olan bu kayıtların incelenmesi ve doğru bilgileri içeren özetlerin oluşturulması bilgi teknolojileri ile mümkün olmaktadır. Doğru bilgi yönetim ve karar destek stratejisini benimseyen perakendeciler açık bir rekabet avantajı elde etmektedir. Perakendeciler için ürün envanter kontrolü, satış noktası, satış tahmini, müşteri kredi onayı gibi bilgi teknolojisi açısından etkili olabilecek çeşitli operasyon sahaları bulunmaktadır. Doğru bilgi sisteminin ve teknolojisinin seçilebilmesi için bu alanların incelenmesi gerekmektedir. Mağazada barkod okuyucuları kullanılması tüm kasa işlemlerini otomatikleştirmekte ve satış noktası (POS) sistemlerinin oluşmasını sağlamaktadır. Mağazadaki POS sistemleri merkezdeki perakende bilgi sistemine arayüzler ile bağlanabilmekte, böylece tüm perakende sürecinin entegre bir sistemde gerçekleşmesi sağlanabilmektedir. POS'ta yapılan işlemlerin merkeze transferi veya merkezdeki fiyat verilerinin POS'a transferi mümkün olmaktadır. Perakendeciler bu sistemleri hem mağazaya, hem de ana kuruluştaki yönetime sağladığı doğru, güvenilir, kontrol edilebilir bilgi ve esneklik nedeniyle istemektedir. Artan stok devri, daha iyi kar oranı ve artan operasyonel kontrol POS'un faydaları arasında yer almaktadır. Perakende organizasyonlarında kullanılan diğer bir bilgi teknolojisi uygulaması iş dokümanlarının elektronik olarak iletildiği elektronik veri alışverişi (EDI) dir. EDI'nin kullanımı geleneksel bilgi ve belge alışverişi sistemlerinde karşılaşılan problemlerin önemli derecede azalmasına ya da ortadan kalkmasına yardımcı olmaktadır. Pekçok perakendeci veri aktarımında oluşan hatalardaki ve yazı işlerinde harcanan emekteki azalmaları EDI kullanımının doğrudan faydaları olarak tanımlamışlardır. Envanter yatırımında azalma, kısalan yeniden sipariş verme süresi, EDI'nin sağladığı dolaylı faydalar olup, rekabet avantajı yaratma/koruma stratejik açıdan önemi vurgulamaktadır. Üçüncü bölümün ilerleyen aşamalarında başarılı bir perakende bilgi sisteminin bileşenleri ve kuruluş aşamaları anlatılmıştır. Perakende operasyonlarıyla ilgili tam ve zamanında veri sağlayan sistemlere yatırım yapıldığında, sistemlerin üst yönetime stratejik bilgi vereck şekilde uyarlanması için çok az çaba sarfedilmektedir. Bu nedenle üst yönetimin ihtiyaç duyduğu araçlar ya sistemde bulunmamakta, ya da etkili olmamaktadır. Oysaki gerçek sistem avantajını yakalayabilmek için yönetimin işletme rolünü yerine getirmesine yardımcı olacak gelişmiş perakende bilgi sistemi yapısının oluşturulması gerekmektedir. Tezin dördüncü bölümünde, Beymen'de yapılan perakende bilgi sistemi analizi çalışması açıklanmıştır. Öncelikle şirketin mevcut perakende bilgi sistemi tanıtılarak,sistemdeki operasyonel bilgi ve belge akışı anlatılmıştır. Sistemde teknoloji kullanımı özellikle ana kuruluş ile mağazalar arasında bilgi iletiminde etkili olmakta ve mağazada yürütülen perakende operasyonlarında çalışanlara destek vermektedir. Mağazalarda satış kayıtlarının yapıldığı POS sistemleri aktif olarak kullanılmakta ve bu sistemlerin bağlı olduğu arayüzler ile merkez veri tabanına bilgi akışı sağlanmaktadır. Bununla birlikte mevcut perakende bilgi sisteminin merkezde birtakım bilgilerin takip edildiği muhasebe ve finansman sistemleriyle entegrasyonu bulunmamaktadır. Bu nedenle ihtiyaç duyulan bilgi perakende bilgi sisteminden (BR- PRO) rapor halinde alınmakta, kontrol edildikten sonra diğer sisteme veri girişi yapılmaktadır. Çalışmada ana kuruluşun ve mağazaların sistemden aldığı bilgiler ve sistem üzerinde yürüttüğü faaliyetler detaylı bir şekilde anlatılmıştır. Daha sonra sistemin performansı çeşitli kriterler doğrultusunda değerlendirilmiştir. Sistemin kullanıcıya günlük operasyonların takibi için yeterli miktarda çıktıyı üretebildiği belirlenmiştir. Sistemin rapor (çıktı) üretmek için harcadığı zaman, raporun içeriğine göre değişmekle birlikte her gün alınan raporlar için sistemin yanıt verme kabiliyeti iyi düzeydedir. Manuel veri girişinin yol açtığı hatalar dışında sistemden doğru bilgi elde edilebilmektedir. Sistem kullanıcı ve durum için yeterli miktarda bilgiyi, istenilen ayrıntıda sağlamaktadır. Anında güncelleme dışında bilgi, uygun sıklıkta güncellenmekte ve kullanıcıya zamanında ulaştırılmaktadır. Sistemdeki yüklü bilgi stoğu performansı olumsuz yönde etkilemektedir. Ayrıca sistem departmanlara kendi işlem sahalarıyla ilgili kontrol göstergelerini, üst yönetime doğrudan iletebilecekleri bir rapor formatmda sunmamaktadır. Tüm bu değerlendirmeler sonucunda sistemde tespit edilen eksiklikler ve bunlara uygun çözüm önerileri çalışmanın beşinci bölümünü oluşturmaktadır. Tekrarlanan veri girişinin yolaçtığı iş yükü artışı, zaman kaybı ve hata olasılıklarının ortadan kaldırılması için tüm sistemler arasında sürekli bir bilgi akışına imkan sağlayan entegre perakende bilgi sistemi teknolojisi önerilmiştir. Mağazada oluşan bilginin ana kuruluş tarafından anında görülebilmesine imkan veren bir kasa teknolojisine yatırım yapılmalıdır. Manuel olarak gerçekleşen belge akışlarında işlemlerin hızlandırılması için EDI yapısının kullanılması önerilmiştir. Bilgilerin üst yönetime uygun formatlarda biraraya getirilmesini sağlayacak çıktı formatları oluşturulmalıdır. xı
Özet (Çeviri)
EXAMINATION AND EVALUATION OF JUST-IN-TIME INFORMATION AND DOCUMENTS FLOW BETWEEN STORES AND HEAD OFFICE IN A RETAIL COMPANY SUMMARY In the past decade there has been some fundamental changes in retailing principally due to the use of POS (Point of sale) systems, EDI (Electronic Data Interchange) and related innovations in information technology. Industry observers feel that technology has changed the competitive hierarchy among the leading retailers with resultant shifts in market shares. It is to this issue that the current study has been addressed. This study deals with the importance of information for retailing decisions and the use of information systems to obtain accurate and timely information in retail industry. The current information system structure that enables the information flow between stores and the head office in Beymen, that is a clothing retail company, has been examined and the performance of this information system has been evaluated. In this study firstly, the definition of system and the different information systems found in a businee firm has been introduced and the measures of performance of an information system have been determined. The system approach emphasizes the rola of information and information systems in the organization. The success of the business firm in meeting all its obligations is a direct function of th efficiency and effectiveness of tis various information systems. The more common information systems found in medium and large scale business firms are; communication systems, organizational information systems, operating information systems, management information system, decision making information systems and data processing information systems. Itis about time the information systems and information processing areas begin to look seriously at new avenues which will improve the effectiveness of computer- based information. Information as a source should be viewed and treated as inventory in line with modern production and manufacturing concepts. Such a view of information is consistent with the use of newer inventory management techniques and concepts such as cutting lead time, Optimized Production Technology (OPT), Just In Time (JIT) and apply them to the information system area. Only a very small portion of data so laboriously collected and processed are actually used by decisin makers. In order to reduce information in process, improve the decision makers' response time and increase the information quality, the performance of informatiion system should be measured. An extended set of performance measures should be defined for the firm's information system. Throughput, lead time, the quality of information, the accessibility of information and the presentation way of information xuare the measures of performance of an information system. Such measures give a profile of iformation as a source in the organization, not anly in terms of its quantity and space, but also in terms of quality and potential usage in managerial decision making. In the third chapter, the use of information and information technology has been introduced and EDI and POS systems that ensures the just in time flow of information and business documents between stores and head office have been explained. Retailer needs accurate, timely information to plan, operate and evaluate. Much of the necessary information has always been available in the sales records, but the job of analyzing such mountainous records and producing timely, accurate informational summaries has only been possible with the use of information technology. Those retailers who adopt the right information management and decision support strategy will win clear competitive advantage. For retailers there are main operational areas such as merchandise inventory control, point of sale, sales focasting and credit authorization that can be affected by technology usage. In order to make the right choice for retail business each of these areas are needed to be examined. The use of UPC (universal porduct bar code) barcode readers automates the entire checkout process and ushered in the next generation of POS systems. POS systems can be linked via certified interfaces to merchandise information system in the head office, allowing the complete retail process to take place in a fully integrated- self contained system. POS terminals are connected into the main computing system for direct transfer of transaction data from the POS and price data to the POS. The retailers want these systems because of the enhanced accuracy, reliability, control and flexibility they offer both to the in-store manager and to the corporate office. Increased inventory turnover, better profit margins and enhanced operating control are identified as the primary benefits of POS: Another information technology used in retail business is the exchange of business documents electronically between business partners and organizations which is called electronic data interchange (EDI). The use fo EDI can help to eliminate or significantly reduce the problems found in the traditional information interchange system. Most retailers name reductions in data transmission errors and clerical paperwork as direct benefits of using EDI. While reduced inventory levels, shortened re-oreder cycle might be viewed as indirect benefis, create/maintin competitive advantage indicates a strategic emphasis. In the late of third chapter, components of the developed retail systems architecture has been presented and the steps of establishing such as retail system has been outlined. Having invested in systems which provide full and timely data on retail operations, little effort has been made to adopt systems to provide information of strategic commercial value to senior management and consequently the tools needed by senior management are not there or are not effective. In order to achieve a real system advantage, the effectiveness of the management team should be increased and the senior management should be provided with these controls, it properly needs to achieve its role of business direction. A new developed retail system Xlllarchitecture which embraces the recruit of senior management is required to help the board achieve his role. In the fouth chapter the analysis of retail information system used in Beymen has been explained. Firstly, retail information system of the company has been introduced, then operational information and documentation flow in the system has been clarified. The use of information technology in the system is effective especially in the transfer process of transaction data between head office and the stores. Also information technology used, supports retail operations in the stores. POS systems are used in the stores and transaction data is transferred via interfaces to the database found in the head office. However retail information system of the company is not integrated with the accounting and finance system found in the head office. Consequently, required information is received from the existing retail information system which is called Beymen Retail Pro (BR-PRO). After checking this information data is entered into the accounting system according to this information. In the study, the information obtained from the system and the activities that the stores and head office carry out through system has been explained in detail. The performance of the system has been evaluated according to some measures. It has been determined that the system can produce enough throughput for the user to carry out his/her daily operations. The lead time of the system changes with the contents of reports, but the responsiveness of the system for daily reports is good enough. The accurate information can be received, except the data errors caused by manual data entry. The system supplies sufficient detailed information for its users and for many situations. The system updates the information in an appropriate frequency and transmits to the user at the right time. But it can not update the information just at the time when a new information is produced. With data for storage growing exponentially, maintenance of the system becomes a problem and the performance of the system decreases. Otherwise the system does not presents the reports in a format that the departments can pass the report in the way taken from the system directly to the senior management. In the chapter five, the solutions and suggestions after the system analysis are being given. In order to eliminate increased processing time, higher data transmission errors and duplication of effort caused by multiple computer entry of the sama data, it has been suggested to establish an integrated retail information system the enables a continuous informaiton flow between all the subsystems. It is necessary to invest in a new cash register technology. Without this it is impossible for the head office to see the information at the time it is produced in the store. In order to speed up the processes that are carried out by manual documentation, the use of EDI technology has been suggested. It is needed to redesign the reporting structure of information in order to receive the information in a presentation way suitable for the board of company. xiv
Benzer Tezler
- Süpermarketlerde uygulanan tutundurma faaliyetleri ve Ankara ili için bir alan çalışması
Başlık çevirisi yok
CİHAT ERCE İŞBAŞAR
- Perakende satış yapan işletmelerde iç kontrol sisteminin denetimi
Başlık çevirisi yok
HALİ DENİZ ÇEKİN
- Türkiye'de perakende sektörünün analizi ve Borsa İstanbul'da işlem gören Migros ve BİM örneği
The analysi̇s of the retai̇l sector i̇n Turkey and as an axample of Mi̇gros and BIM traded on İstanbul Stock Exchange market
NERİMAN UĞUZ
- Mağaza özellikleri ve tutumun, perakendeci markasına yönelik tutum ve tercih üzerindeki etkisi
The effect of store characteristics and attitude on attitude towards the retail brand and the brand choice
BANU KÜLTER
- Departmanlı mağazaların yönetimi-organizasyon yapıları ve Kayseri'de bir inceleme
Başlık çevirisi yok
ÖZNUR ARSLAN
